當前位置:
現制定長沙理工大學交通運輸工程學院研究生會工作指南，具體如下：
工作指南共分5部分：組織框架、部門分工、重點工作、各類活動組織流程、講座會議組織流程，將研會各項工作制度職責任務及流程以書面形式呈現給大家，并以此接受大家的監督和自我監督。工作指南將為研會提供嚴格的工作規范，全面提升研會的工作效率，同時也向研會干部的素質提出更高的要求，讓大家從各方面成為學院研究生群體的表率。
一、組織框架
二、部門分工
部門 |
具體分工 |
輪值主席： 韓艷龍、華嘯天 |
1. 負責召開研究生會議，安排和布置研究生會的全面工作，積極與各部門聯系； 2. 廣泛聽取意見和建議，監督各職能部門執行工作計劃的情況，進行檢查和總結； 3. 負責研會內部的思想、組織、作風和制度建設。 |
辦公室 負責人：陳保霖、龍雨微、殷樂、毛婧 ? 對接院研會主席團 ? 對接各班班長 |
1. 研會經費管理報銷（使用需要主席團審批），報銷需嚴格按照流程，杜絕先報銷后使用的情況； 2. 工二B417研會辦公室倉庫物資管理，借用鑰匙需嚴格按照流程（交通青年文創產品、學位服、單反相機、云臺等）； 3. 研會活動、研會各部門工作指南匯編（每年需及時更新研會工作指南）； 4. 聘書制作、指導活動獲獎證書制作； 5. 各年級日常事務（全員研究生基本信息管理和日常統計、開學返校統計、學生證注冊、乘車優惠區間辦理、三助、每周一次釘釘簽到打卡、網格員管理、德育分軟件管理、評優通報文件制作、獎助學金評定、年度評優評獎）； 6. 獎學金評定：每年8月發布通知，籌建獎學金評定小組，并統籌安排獎學金評定的諸項事宜，由主管主席牽頭，組件獎學金評審小組。 |
組織部 負責人：龔亮、楊紫菱、殷嬋 ? 對接院團學會組織部 ? 對接黨團事務部 ? 對接各班團支書 |
1. 智慧團建，對接新生的團員關系情況，即智慧團建中團組織關系轉入與轉出； 2. 新生檔案收集歸納，學年團費收集，團員信息收集。 3. 團組織推優； 4. 愛國主義主題教育活動，愛國觀影活動等； 5. 五四主題教育活動，五四評優活動舉辦； 6. 研會團建，根據實際情況確定次數。 7. 每學期學期末需舉辦研會總結大會，對一學期的研會工作進行總結。 |
學研部 負責人：朱碩、李薇 ? 對接校研會學術部 ? 對接各班學習委員 |
1. 學術文化節； 2. 學術講座（博力論壇、博士論壇、云影講壇）； 3. 學習交流會； 4. 暑期專業實踐； 5. 入學教育（學習交流會、研會招新等）； 6. 畢業教育（教育大會、畢業季活動、畢業照、畢業手續辦理）。 |
權益發展部 負責人：蔣敏、李媛、王澤智、唐鈔 ? 對接校研會權益部 ? 對接院團學會自管會 ? 對接本科生團學會資助部 ? 對接各班班長 |
1. 公寓管理（全院研究生住宿信息管理、公寓違紀處分、寢室定期校報分發）； 2. 資助（生源地貸款、貧困生庫）； 3. 假期留校學生管理； 4. 醫保、疫苗、空調費等繳費項目； 5. 權益調研與維護，投訴處理； |
文體部 負責人：劉紫薇、文澤海、李要強 ? 對接校研會文體部 ? 對接各班文體委員 |
1. 新生籃球賽，羽毛賽，乒乓球賽等； 2. 校級、院級辯論賽； 3. 年度風采展； 4. 負責優秀院研會的PPT、視頻及相關文案文字工作。 5. 組織籌辦研究生課外文體娛樂競賽活動 |
新媒體運營中心 負責人：李清培、單匯、張靜、王帥、申紹君、朱芳琪、劉磊鑫 ? 對接長理研言 ? 對接交通青年 |
1. 交通研先鋒官微運營（文案、美圖、視頻剪輯、海報制作）;公眾號做獲獎活動時名單的確認以及禮品的發放。 2. 負責學校、學院官網新聞稿掛網工作。主要投遞板塊為：學院新聞（學院新聞、學工在線）、學生工作（日常管理）、長沙理工大學新聞網（學工在線）等; 3. 主題采訪（導師風采、身邊榜樣）; 4. 負責每項活動的參與名單的公式匯總公示，并制作一學期活動參與人員匯總表格; 5. 由新媒體運營中心負責的活動活動現場拍照、攝影、寫新聞稿. |
黨務中心 負責人：羅琪、何斯華 ? 對接各研究生黨支部 |
1. 負責黨務中心日常文案、工作條例、活動策劃的撰寫以及各類通知的上傳下達，協調各工作組之間及各學生黨支部之間的工作關系。 2. 負責和各級黨組織對接、協助學生黨員發展工作，收集整理學生黨員材料、個人信息，管理學院黨員網上信息系統等。 3. 負責積極響應中共長沙理工大學委員會黨校統籌安排，協助學院分黨校進行培訓工作，并協助各學生黨支部進行入黨積極分子及預備黨員管理工作。 4. 負責對外宣傳交流工作，各類黨建活動的宣傳工作，對接各個學生黨支部的宣傳委員，解決支部工作問題。 |
三、重點工作
時間 |
重點工作內容 |
負責部門 |
8月份 |
開學季：獎助政策、快遞哪里取攻略、手機銀行校園卡充值流程、空調費繳納流程、科研小白、宿舍電費充值流程、公寓洗澡充值流程、飲水機、洗衣機使用及位置攻略 |
新媒體運營中心 |
9月份 |
新生報到、迎新、入學教育、研會招新 |
主席團+負責人 |
新生物品發放及統計表格制作、學生證注冊蓋章、醫療保險購買、網格員召集 |
辦公室 |
|
迎新杯籃球賽 |
文體部 |
|
愛國主義主題教育活動 |
組織部 |
|
更新各研究生黨支部人員名單 |
黨務中心 |
|
10月份 |
博力學術論壇 |
學研部 |
各類獎學金、助學金評定 |
辦公室 |
|
校慶云合照、云祝福；校慶頭像框、壁紙設計競賽；國慶創意表白征集活動（剪紙、繪畫、書法、詩文、建模、照片、音頻） |
新媒體運營中心 |
|
黨員發展相關工作 |
黨務中心 |
|
11月份 |
研會團建活動 |
主席團+組織部 |
新生辯論賽 |
文體部 |
|
乘車優惠區間辦理、評獎評優 |
辦公室 |
|
積極分子、發展對象、預備黨員等黨校培訓工作 |
黨務中心 |
|
12月份 |
研究生年度風采展 |
文體部 |
研究生思政工作年度考評 |
主席團 |
|
次年1月份 |
制定年度工作計劃 |
主席團 |
寒假留校學生管理 |
權益發展部 |
|
年味攝影 |
新媒體運營中心 |
|
黨組織關系的接收與轉接 |
黨務中心 |
|
次年2月份 |
研會年度工作指南匯編 |
辦公室 |
次年3月份 |
學術文化節 |
學研部 |
交通運輸工程學院乒乓球賽、長沙理工大學乒乓球賽、長沙理工大學趣味運動會 |
文體部 |
|
團內推優工作 |
組織部 |
|
黨建知識答題（積分兌換禮品 十期推文） |
新媒體運營中心 |
|
研究生特色黨支部創建成果匯報會 |
黨務中心 |
|
次年4月份 |
畢業生就業情況統計 |
辦公室 |
迎接五四青年節系列活動、團員發展工作 |
組織部 |
|
具體活動賽事的開展及云影講壇等學術活動的安排 |
學研部 |
|
交通運輸工程學院辯論賽、長沙理工大學辯論賽、長沙理工大學足球賽、長沙理工大學羽毛球賽 |
文體部 |
|
權益宣講會 |
權益發展部 |
|
已畢業研究生工作經驗專訪 |
新媒體運營中心 |
|
黨員發展相關工作 |
黨務中心 |
|
次年5月份 |
暑期專業實踐項目申報 |
學研部 |
研會工作總結和換屆 |
主席團+負責人 |
|
五四主題教育活動、畢業生團組織關系轉接、智慧團建團員信息核對修改工作 |
組織部 |
|
聯誼活動 |
文體部 |
|
母親節(征文、短信）、求職經驗分享、優秀畢業生學習經驗分享 |
新媒體運營中心 |
|
積極分子、發展對象、預備黨員等黨校培訓工作 |
黨務中心 |
|
次年6月份 |
畢業教育（教育大會、畢業季活動、畢業照、畢業離校手續辦理） |
學研部 |
學院年度總結評優大會 |
辦公室 |
|
暑期留校學生管理 |
權益發展部 |
|
校園馬拉松 |
文體部 |
|
端午節推文、最美畢業照征集 |
新媒體運營中心 |
|
黨組織關系的接收與轉接 |
黨務中心 |
|
次年7月-8月 |
暑期專業實踐團隊管理 |
學研部 |
暑期學校 |
學研部+主席團 |
四、各類活動組織流程
工作步驟 |
工作要點 |
1、主席團指定承辦部門 |
主席團指定活動承辦部門，明確活動時間段 |
2、制定活動方案 |
承辦部門提前兩周撰寫，需包含：時間、地點、承辦單位、活動對象、活動流程、經費預算等內容 |
3、提交主席團審閱 |
修改方案，考慮是否調動協作部門 |
4、報輔導員審批 |
方案定稿 |
5、籌備活動 |
通知文案、分工安排、簽到表、海報、橫幅、邀請函、臺簽、獎品、獲獎證書、音響設備、PPT背景、熱場視頻、活動道具、場地審批、新聞稿初稿 |
6、下發通知 |
官微推送、官網通知 |
7、組織活動 |
現場組織、拍照、攝影、新聞稿定稿 |
8、宣傳報道 |
新聞報道定稿和原始圖片視頻素材全部交新媒體運營中心，活動結束當天出活動推送，第二天出官網新聞 |
9、總結活動 |
辦公室與制作活動匯編，發主席團和輔導員留存，同時上傳研會QQ群 |
10、賬目結算 |
承辦部門參照報賬流程，完成所有開支結算 |
五、講座會議組織流程
1. 學術講座、交流會由學研部承辦，工作會議由辦公室組織；
2. 學術講座原則上由主講人的弟子擔任講座負責人，提供新聞稿照片和新聞稿初稿，學研部負責提前安排講座負責人并在講座結束后當天拿到圖片視頻素材、潤色新聞稿，將所有圖片視頻素材和新聞搞定稿發給新媒體運營中心，新聞稿需署名圖文來源；
3. 交流會和工作會議組織流程參照活動舉辦流程。
交通運輸工程學院學生工作辦公室
2022年7月1日
